اكتشف كيف يمكن لشركتك تطوير منهجية إدارة المشاريع (PMO وEPM) بخطوات عملية لضمان نجاح المشاريع، مع التركيز على أفضل الممارسات ومرونة التنفيذ وفق معايير PMBOK.
لماذا تحتاج الشركات إلى منهجية إدارة المشاريع؟
عندما تصل الشركات إلى مستوى معين من النضج في إدارة المشاريع، يصبح وجود منهجية إدارة المشاريع أمرا ضروريا لضمان التخطيط السليم والتنفيذ الفعّال والمتابعة الدقيقة للمشاريع، سواء كانت مشاريع تطوير منتجات جديدة، أو أنظمة معلومات، أو خدمات للعملاء.
البداية: صرخة الرئيس التنفيذي
في اجتماع لمجلس الإدارة، تحدث الرئيس التنفيذي جون كومبتون بصراحة:
"لم نعد تنافسيين في السوق. جميع العطاءات التي نرغب بالمشاركة فيها تتطلب تحديد منهجية إدارة المشاريع التي سنستخدمها إذا فزنا بالعقد. ونحن لا نملك منهجية. لدينا فقط بعض النماذج المستوحاة من PMBOK، بينما منافسونا لديهم منهجيات كاملة."
وأضاف: "خلال ستة أشهر، أريد رؤية منهجية إدارة مشاريع تُطبق على جميع المشاريع."
التحديات: مقاومة التغيير
تواجه الشركات عادة مقاومة التغيير عند تطبيق نظام إدارة مشاريع متكامل (EPM). بعض التنفيذيين قد يخشون فقدان النفوذ، ما يجعل دعم المشروع صعبًا. ولتجاوز ذلك، تم إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO) بقيادة مجموعة من مديري المشاريع ذوي الخبرة لتطوير المنهجية.
خطوات تطوير منهجية إدارة المشاريع
-
تحديد مراحل دورة حياة المشروع (Project Life Cycle):
اقتصار الدورة على 6 مراحل لتقليل التعقيد والتركيز على التنفيذ الفعّال. -
اختيار النهج المرن:
اعتماد أسلوب مرن باستخدام قوالب ونماذج وإرشادات يسمح بتلبية احتياجات العملاء المختلفة. -
استغلال الموارد الحالية:
توحيد المستندات والنماذج وفق دليل PMBOK مع إمكانية اختيار العناصر المناسبة لكل مشروع. -
تسجيل أفضل الممارسات:
جمع ومشاركة أفضل الممارسات خلال الاجتماعات النهائية للمشروع، تلبية لمتطلبات العملاء وتحسين جودة المشاريع. -
التدريب والتعليم:
تنظيم برنامج تدريبي ليوم واحد لموظفي المشاريع والفرق الداعمة لضمان الاستخدام السليم للمنهجية دون تعطيل الأعمال.
أهم الدروس المستفادة للشركات
-
الشركات المتأخرة في تبني EPM تعكس مقاومة التغيير والخوف من فقدان السلطة.
-
PMO يمكن أن يسرّع عملية التنفيذ إذا حصل على الدعم الكافي من الإدارة العليا.
-
المنهجية المرنة تناسب غالبية الشركات عند البداية، مع إمكانية تطويرها لاحقًا.
-
القدرة على جمع ومشاركة أفضل الممارسات تعزز جودة المشاريع وتلبي متطلبات العملاء.
الخلاصة
رحلة تطوير منهجية إدارة المشاريع ليست مجرد مستندات وإجراءات، بل هي تغيير ثقافي وإداري. الشركات الناجحة هي التي تتجاوز مخاوف السلطة، تتبنى مرونة التنفيذ، وتركز على التعلم المستمر ومشاركة أفضل الممارسات، لتصبح المشاريع أكثر فعالية وربحية واستدامة.
تحياتي للجمبع م.أحمد الديب